L'ACodP-1 definisce il Reference Number come "any number used to designate an item of production, to identify an item of supply, either by itself or in conjunction with other reference numbers or to provide some additional information relevant for management purposes". Si tratta cioè di un qualsiasi numero utilizzato per designare un articolo di produzione, per identificare un articolo di rifornimento, sia da solo, sia in gruppo con altri reference number, sia per fornire qualche informazione aggiuntiva rilevante per scopi di gestione".

Tutta questa definizione significa che l'articolo da codificare può essere un articolo di produzione (per esempio, una stampante) o un articolo di rifornimento (per esempio, una cartuccia) e, al contempo, può articolarsi in uno dei seguenti casi, tratti sempre dall'ACodP-1:

1. Part number del produttore/costruttore;

2. Codice del progetto del produttore/costruttore;

3. Numero del modello del produttore/costruttore;

4. Numero di controllo del produttore/costruttore;

5. Specifiche dei numeri di controllo;

6. Nome commerciale dell'articolo, quando il produttore/costruttore designa l'articolo con quell'unico nome;

7. NATO Item Identification Number (N.I.I.N.);

8. Numero dello standard o della specifica;

9. Qualsiasi altra informazione, definita da un NCB (National Codification Bureau, Ufficio Nazionale di Codifica, presente in ogni stato membro) o dall'AC/135 (insieme degli NCB degli stati membri), rilevante per scopi gestionali.